Ob Geburtsurkunde, Sozialversicherungsausweis oder Unterlagen zur Hausratversicherung: Zur Hand nehmen muss man diese Dokumente nur selten und es ist so herrlich einfach, sie in der Schreibtischschublade verschwinden zu lassen. Das spätere Wiederfinden gestaltet sich dann aber umso schwieriger. Gut, wenn man in dringenden Fällen weiß, wo zu suchen ist. Wer den Überblick nicht verlieren will, kann in wenigen Schritten Ordnung schaffen. Die Übersicht erklärt, worauf zu achten ist und welche Dokumente nicht voreilig entsorgt werden sollten.

Tipp 1: Schluss mit der Zettelwirtschaft

Alle Unterlagen sollten am besten so sortiert und abgeheftet werden, dass sie schnell griffbereit sind. Einzelne, nach Themen getrennte Ordner schaffen einen guten Überblick. Zusammengehörige Dokumente wie Geburts- oder Heiratsurkunden sollten gemeinsam aufbewahrt werden. Daneben lassen sich die Unterlagen rund ums Haus oder die Wohnung sowie Bank- oder Versicherungsdokumente in entsprechenden Ordnern sammeln.

Tipp 2: In doppelter Ausführung

Es ist ratsam, von wichtigen Dokumenten Kopien anzufertigen und diese getrennt vom Original zu hinterlegen. Um sich für den Fall eines Einbruchs oder Hausbrands abzusichern, lässt sich für die Originale ein Safe oder Bankschließfach nutzen. Gut aufbewahrt werden sollte auch eine Liste mit allen wertvollen Einrichtungsgegenständen. „Die Aufstellung hilft der Hausratversicherung im Schadenfall, die Kosten zu beziffern“, sagt Sabine Kreutzer-Martin, Expertin bei CosmosDirekt.

Tipp 3: Regelmäßiger Unterlagencheck

Damit die Papierberge nicht zu groß werden, sollte man alle drei bis fünf Jahre einen Blick in die Ordner werfen und zum Beispiel alte Rechnungen oder Kontoauszüge aussortieren. Dabei ist zu beachten, dass einige Unterlagen länger aufbewahrt werden sollten als andere (siehe Tabelle). Also genau hinschauen, was weg kann – und was nicht.

Tipp 4: Richtig entsorgen

Dokumente mit sensiblen Daten wie Kontonummern oder Kreditkartendaten sollten nicht einfach im Papierkorb entsorgt, sondern zuvor geschreddert werden. Immer wieder nutzen Identitätsdiebe private Informationen für ihre Betrügereien. Deshalb ist stets Vorsicht geboten.

Tipp 5: Digitale Dokumentenablage nutzen

Mit der wachsenden Bedeutung des Internets werden Dokumente immer häufiger digital zur Verfügung gestellt. Per E-Mail empfangene Dokumente, zum Beispiel Rechnungen, sollten in speziell eingerichteten, thematischen Ordnern gespeichert werden. Es ist sicherer, wichtige Dokumente immer an zwei getrennten Orten abzulegen – etwa auf der internen und zusätzlich auf einer externen Festplatte.

Noch praktischer sind Online-Plattformen, zum Beispiel von Banken und Versicherungen, auf denen Kontoauszüge und Schreiben hinterlegt sind. Der Vorteil der digitalen Dokumentenablage ist es, dass die Unterlagen jederzeit abrufbar sind – ob zu Hause am Computer oder unterwegs auf dem Smartphone. Um die Daten optimal zu schützen, ist das Passwort genauso vertraulich zu behandeln wie die Konto-PIN.

Empfehlung für Privathaushalte: In der Regel reicht es aus, folgende Aufbewahrungsfristen* einzuhalten:

Ein Leben lang

Standesamtliche Urkunden (z.B. Geburts- oder Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen)

Schul- und Hochschulzeugnisse, Berufsabschlüsse

Ärztliche Gutachten

Belege über Wohneigentum

Mindestens bis zur Rente

Unterlagen, die den beruflichen Werdegang dokumentieren (z.B. Arbeitsverträge, Kündigungen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise)

Für die gesamte Laufzeit

Versicherungsunterlagen für jegliche Policen

Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten (z.B. Tagesgeld, Lebensversicherung oder Sparplan)

Für die gesamte Gebrauchsdauer

Nachweise für die Hausratversicherung (z.B. Belege über Möbel, Elektronik oder Schmuck)

30 Jahre

Gerichtsurteile, Mahnbescheide

Kreditunterlagen

4 Jahre

Kontoauszüge oder Überweisungen (Bankunterlagen)

3 Jahre

Alte Mietverträge, Übergabeprotokolle, Kautionsquittungen

2 Jahre

Kassenbelege (Garantiezeit in der Regel zwei Jahre)

Handwerkerrechnungen

* Bitte beachten Sie, dass in Einzelfällen Ausnahmen gelten können.

Mitgeteilt von Rechtsanwalt Ralf Herren aus 50321 Brühl